Analizando, optimizando y maximizando la rentabilidad de su empresa
En la actualidad las empresas se enfrentan al reto de producir más gastando menos. En el proceso de crecimiento, las empresas están buscando diferentes opciones para optimizar sus procesos, de tal forma que esa optimización conlleve a una reducción de costos y que la empresa opere de acuerdo a la definición de procesos que se realice y se maximice su rentabilidad.
Los procesos ineficientes nunca van a generar los resultados esperados así se realicen inversiones considerables en recursos, tecnología, tiempo y esfuerzo de los colaboradores.
La optimización de procesos es una labor constante que se debe realizar en las empresas, donde dependiendo del proceso a optimizar así serán los beneficios obtenidos. Si la optimización de los procesos se hace de forma correcta, se generará para la empresa una reducción de costos, tiempo y re-procesos que significarán unos mejores resultados.
Todo proceso de optimización conlleva una serie de pasos que se deben realizar con el fin de lograr el objetivo propuesto:
- Identificar las actividades del proceso a optimizar:
Se deben identificar y conocer todas las actividades de los diferentes procedimientos que componen el proceso, inputs y outputs. Elaborar flujos de proceso es una valiosa fuente de información que permite conocer todos los implicados en el proceso y cuáles son los procesos a optimizar. Se debe pensar por ejemplo en procesos que generen costos elevados, que estén afectando los productos o servicios o también que esté afectando a los colaboradores.
En este paso pregúntese lo siguiente:
- Objetivo del proceso
- Inputs y outputs
- Recursos invertidos
- Áreas involucradas
- Resultado del proceso
- Elaborar la matriz de análisis
La matriz debe contener información de las actividades responsables, el flujo de información que viaja entre los procesos, el tiempo y costos en que se incurre durante el desarrollo de las actividades entre otros.
- Elaborar el diagnóstico del proceso
Para elaborar el diagnóstico, es requerido diligenciar adecuada y completamente la matriz de análisis, ya que esto permite identificar las fortalezas y las oportunidades de mejora durante el desarrollo del proceso.
Es importante al momento de elaborar el diagnóstico tener una visión micro y macro de cada proceso. Todos los detalles son importantes, por eso se deben hacer las siguientes preguntas:
- ¿Se puede llevar a cabo el proceso de una mejor manera?
- ¿Cómo funciona exactamente el proceso?
- ¿Qué tantos recursos requiere?
- ¿En cuánto tiempo se ejecuta?
- ¿Dónde hay cuellos de botella en el proceso?
Responder estas preguntas permitirá identificar las tareas que son prescindibles y que en un principio parecían vitales.
- Elaborar un plan de acción
Para la elaboración del plan de acción de optimización de procesos, es de vital importancia enfocarse en aquellas oportunidades de mejora que se identificaron durante la elaboración del diagnóstico.
Es muy importante para la optimización del proceso que se implementen o adopten los cambios desde el principio y que todos los involucrados apliquen los cambios requeridos.
- Determinar indicadores de gestión
La correcta definición de los indicadores de gestión determinan si los planes de acción han tenido los resultados y beneficios esperados y si las mejoras planteadas fueron positivas o no.
- Automatizar procesos
Se deben automatizar los procesos que han sido probados y aprobados y poder ver los resultados.
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Escrito por: Mini Guarnizo