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209, 2019

Tips para administrar los riesgos en los proyectos

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Riesgos

En el mundo en que vivimos, los riesgos están en todas partes y la mejor manera de enfrentarlos es prepararse para ellos. Una buena práctica es incluirlos como parte del proyecto, registrarlos, hacerlos parte de nuestras reuniones e incluso priorizarlos, así nos sentiremos más tranquilos con lo que pueda ocurrir.

Priorizar, analizar, planificar, rastrear e implementar respuestas al riesgo son actividades importantes, que fluirán de forma natural cuando haga el registro. Pero lo verdaderamente importante es identificar las oportunidades para mitigarlos o evitarlos, convirtiendo los riesgos en mejoras para nuestros proyectos.

Según Bart Jutte  (10 Golden Rules of Project Risk Management) estas son las  10 reglas de oro para gestionar riesgos en proyectos.

Regla 1: Haga que la gestión de riesgos sea parte de su proyecto.

La primera regla es esencial para el éxito de la gestión de riesgos del proyecto. Si no integra esto su proyecto, no puede obtener todos los beneficios y mejoras en el proyecto. Esta gestión de riesgos debe tener un peso importante dentro del proyecto para realizar el monitoreo y control y evitar en lo posible que ocurran.

Regla 2: Identifique los riesgos al inicio de su Proyecto.

El primer paso en la gestión de riesgos del proyecto es identificar los que puedan estar presentes. Esto requiere una mentalidad abierta que se enfoca en posibles escenarios futuros. Existen dos fuentes principales para identificar riesgos, las personas y el papel. Las personas son los miembros del equipo, en el que cada uno aporta sus experiencias y conocimientos. Otras personas con quienes hablar son expertos fuera de su proyecto que tienen un historial del tipo de proyecto o trabajo. Es muy importante que se realice la identificación de los riesgos desde la fase de planeación del proyecto.

Regla 3: Comuníquese sobre los riesgos.

Los proyectos fallidos muestran que los gerentes de proyectos con frecuencia ignoraban el gran martillo que estaba a punto de golpearlos. Si no quiere que esto suceda en su proyecto, es mejor que preste atención a la comunicación de riesgos. Un buen enfoque es incluir constantemente la comunicación de riesgos en las tareas que se llevan a cabo dentro del proyecto, así como en los seguimientos y avances dentro del mismo.

Regla 4: Considere tanto las amenazas como las oportunidades.

Los riesgos del proyecto tienen una imagen negativa: son los “tipos malos” que pueden dañar sus planes. Sin embargo, los enfoques de riesgo también se centran en los riesgos positivos o las oportunidades del proyecto. Estos son los eventos inciertos que son beneficiosos para su proyecto y organización. Estos “tipos buenos” hacen que su proyecto sea más rápido, mejor y más rentable. Dentro de la definición de riesgos y el plan de mitigación de estos se deben tener en cuenta los positivos y los negativos.

Regla 5: Aclarar problemas de propiedad.

Algunos gerentes de proyecto piensan que están listos una vez que han creado una lista de riesgos. Sin embargo, esto es solo un punto de partida. El siguiente paso es dejar en claro quién es responsable de qué riesgo. Alguien tiene que sentir y ser el responsable si un riesgo no se atiende adecuadamente.

Regla 6: Priorizar riesgos.

Algunos riesgos tienen un impacto mayor que otros. Por lo tanto, se recomienda dedicar  tiempo a los riesgos que pueden causar las mayores pérdidas y ganancias o a los que tienen mayor probabilidad de ocurrir y un impacto mayor en el proyecto.

Regla 7: Analizar riesgos.

Comprender la naturaleza de un riesgo es una condición previa para una buena respuesta. Por lo tanto, es importante dedicar un tiempo para mirar más de cerca los riesgos individuales y no llegar a conclusiones sin tener identificado e interiorizado el riesgo y su razón.

Regla 8: Planificar e implementar respuestas al riesgo.

Implementar una respuesta al riesgo es la actividad que realmente agrega valor a su proyecto. Prevenir una amenaza y minimizar los efectos negativos, estos son conocidos como los planes de mitigación de riesgos donde se definen tareas para evitar que el riesgo ocurra o también se definen actividades dado el caso que el riesgo se presente.

Regla 9: Registrar los riesgos del proyecto.

Es una herramienta de comunicación perfecta que informa a los miembros de su equipo y las partes interesadas lo que está sucediendo. Se debe hacer gestión durante el ciclo de vida del proyecto.

Regla 10: Seguimiento de riesgos y tareas asociadas.

El registro de riesgos que ha creado como resultado de la regla anterior lo ayudará a rastrear los riesgos y sus tareas asociadas. Normalmente estas actividades de plan de riesgos son asignadas a los Project manager, pero en cualquier clase de proyecto,  bien sea personal o laboral siempre es recomendable realizar una adecuada gestión de riesgos.

Escrito por:

Camilo Castillo

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